E-Mail Archivierung – nötig, sinnvoll und dennoch oft unterschätzt

Sie werden wieder gerne nach E-Mails suchen

Die Kommunikation per E-Mail ist in der Geschäftswelt von heute nicht mehr wegzudenken. Während anfangs eher unwichtige Dinge über diesen Weg kommuniziert wurden, ist es heute an der Tagesordnung auch Auftragsabsprachen oder Eingangsrechnungen per E-Mail auszutauschen.

Die innerbetrieblichen Abläufe haben sich jedoch oft nicht dieser Entwicklung angepasst – denn während in Papierform eingehende Dokumente wie bspw. Bestellungen oder Eingangsrechnungen ordentlich an vorbestimmten Stellen, Ordnern und Nomenklaturen im Unternehmen abgelegt werden, läuft es  bei E-Mails oft weniger planmäßig.

Immer mehr E-Mails sind es „wert“ ordentlich und sicher verwahrt zu werden

Eine Auftragsabsprache per E-Mail gehört zum sogenannten Handelsbrief und die Eingangsrechnung mindestens zum steuerrechtlichen Teil der Finanzbuchhaltung. Wird keine E-Mail Archivierung eingesetzt, liegen die Dokumente bestenfalls auf einem betriebsinternen Mailserver, der in der Regel nicht revisionssicher arbeitet und oft auch nicht darauf ausgelegt ist die Daten über zehn Jahre hinweg sicher zu verwahren.

Oftmals liegen die Daten aber auch nur in den Mailclients der einzelnen Mitarbeiter (z. B. Outlook), was einen zentralen Zugriff unmöglich macht und oft zu Datenverlusten beim PC- oder Mitarbeiterwechsel führt.

E-Mail Archivierung mit INOXISION ARCHIVE MAIL

INOXISION Archive Mail
INOXISION Archive Mail

Mit der E-Mail-Archivierung inoxision Archive Mail archivieren Sie Ihre E-Mails inklusive aller Anhänge vollautomatisch. Dabei wird eine Kopie der E-Mail revisionssicher abgelegt. Der dabei erzeugte Inhaltsindex ermöglicht die sekundenschnelle Suche nach gewünschten Informationen. So bleiben Ihre Daten auch über Jahre hinweg per Mausklick verfügbar.

Sie können direkt aus Ihrer E-Mail-Software (z.B. Microsoft® Outlook, Tobit David usw.) nach den gewünschten Nachrichten recherchieren. Die Volltextsuche ermöglicht das Recherchieren nach Informationen aus dem Nachrichtentext und den Anhängen.
E-Mail-Archivierung inoxision Archive Mail steht für tiefe Integration in bestehende Software. Hierzu stehen die beiden innovativen (optionalen) Module flexIntegrate Mail sowie Integrate Mail bereit, welche die schnelle Anbindung an Fremdanwendungen ermöglichen.

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