Inoxision – Archivierung optimiert für Baumaschinenvermieter

Aufwendig, teuer oder doch ganz anders?

Nach wie vor gibt es das Vorurteil, dass die Einführung eines Archivierungssystems intern aufwendig, hohe Anschaffungskosten für Lizenzen erfordert und eher etwas für größere Firmen ist. Auch wird die vom Gesetzgeber geforderte Mailarchivierung von Handelsbriefen (z.B. Auftragsbestätigungen, die per PDF-Mailanhang versendet werden) als Zwang empfunden. Die Archivierung – also nur notwendiges Übel? Oder gibt es auch eine Chance für interne Produktivitätsverbesserungen?

Aus Branchensicht hat das Thema Archivierung einige Vorteile

Beispiel einer Geräteakte
Beispiel einer Geräteakte

Der erste Schritt, dass Dokumente erst einmal sinnvoll verschlagwortet in ein Archivierungssystem abgelegt werden müssen, stellt in manchen Fällen zwar einen zusätzlichen Arbeitsschritt dar – wobei ein modernes Archivierungssystem mit Funktionen wie bspw. einer automatische Formularerkennung auch diesen Schritt automatisieren kann. In jedem Fall werden aber große Vorteile bei der Recherche nach einem Dokument erzielt. Die Suche in den Aktenordnern entfällt; Dokumente sind über unterschiedliche Strukturen recherchierbar (bspw. eben aus Sicht des Kunden, aus Sicht des Zeitraums, aus Sicht der Belegnummer uvm.) und  eine Volltextrecherche hilft bei den exotischsten Rechercheaufgaben. Weitere Vorteile sind der Schutz vor Datenverlust, da niemand mehr ein einzelnes Dokument aus einem Aktenordner entnehmen muss und weiterhin können digitalisierte Dokumente mit wenig Aufwand an mehreren Orten aufbewahrt werden. Auch die Mobilität der Dokumente stellt einen nennenswerten Vorteil dar – so sind berechtige Personen auch in der Lage bspw. via SmartPhone zuzugreifen.

Die Dokumentenablage muss für den Anwender einfach sein

Die Mitarbeiter dürfen nicht über Gebühr mit aufwendigen Arbeiten belastet werden. Unser Lösungsansatz ist hierfür, dass bei der manuellen Einzelerfassung z.B. eines Beleges der Vorgang des Einscannens direkt aus dem operativen ERP-Systems aufgerufen wird. Somit können die notwendigen Verschlüsselungsinformationen direkt übergeben werden.

Außerdem kann die Stapelerfassung von Ausgabe-und Rückläuferbelegen (z.B. unterschriebene Lieferscheine, Prüfprotokolle etc…) durch Erkennung eines Strichcodes/QR-Codes Belegen/Dokumenten weitestgehend automatisiert werden.

Dokumentenrecherche direkt aus dem ERP-System

Wo und wann treten in der Praxis Fragestellungen auf, die die Suche nach weitergehenden Informationen oder Dokumente erfordern? Aus unserer Sicht direkt aus dem operativen Geschäft und dieses wird durch das ERP-System strukturiert. „Welcher Mitarbeiter des Kunden hat den Beleg unterschrieben?“, „Welcher Monteur hat die Teile verbaut?“ sind z.B. Fragestellungen die der Anwender direkt vom ERP-System aus recherchieren können sollte. Somit wird die Archivierung für die Mitarbeiter eine schnell aufzurufende erweiterte Dokumenten-Quelle, über deren Pflege und Strukturierung er sich keine Gedanken machen muss.

Fazit zur Archivierung in der Vermietbranche

Die Integration von Archivierungsfunktionen in das operative ERP-System bietet die Möglichkeit, den Aufwand für die Dokumenten-Ablage zu minimieren und gleichzeitig den Nutzen aufgrund der sofortigen Recherche direkt von einer Adresse, Beleg, Buchungssatz etc… zu maximieren. Weiterer Nutzen einer intelligenten Medienverwaltung und die weitere Perspektive hinsichtlich Erfüllung von gesetzlichen Bestimmungen – so glauben wir – bietet jetzt schon genügend Nutzenpotential für den Einstieg in das Thema Archivierung.

Gerne unterbreiten wir Ihnen ein individuelles Angebot.

 

 

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