Rechtliche Anforderungen zur E-Mail-Archivierung

Daten müssen sicher sein!

Fast täglich findet man in den Medien Berichte über digitalen Identitäts- und Datendiebstahl. Die Bedrohung Opfer einer solchen Straftat zu werden wird für Privatpersonen und Unternehmen zunehmend größer und unübersichtlicher.

Nun müssen sich Privatpersonen „nur“ richtig absichern und verhalten. Für Unternehmen gibt es jedoch deutlich verschärfte rechtliche Anforderungen.

E-Mail-Archivierung ist rechtlich vorgeschrieben

Die fortlaufende Sicherung und langfristige Archivierung von geschäftlichen E-Mails ist gesetzlich verpflichtend vorgeschrieben. Wenn E-Mails nicht vollständig und revisionssicher archiviert werden, können rechtliche Konsequenzen die Folge sein.

Das müssen Sie wissen:

  • Sie sind verpflichtet zur E-Mail-Archivierung, da diese unmittelbar mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung verbunden ist.
  • Alle als Handelsbriefe einzustufenden E-Mails müssen für 6 Jahre, alle steuerrechtlich relevanten E-Mails sogar für 10 Jahre gespeichert werden.
  • Keine der E-Mails darf in diesem Zeitraum verloren gehen.
  • Archivierte E-Mails dürfen nicht veränderbar sein (revisionssicher).
  • Bei Bedarf müssen die relevanten Dokumente schnell verfügbar sein.
  • Es muss klar sein, welchem Geschäftsvorfall oder Projekt ein Dokument zugeordnet ist.

Der Gesetzgeber hat hierzu klare Regelungen

Die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen finden Sie hier:

So sollte ein Archiv nicht mehr aussehen!
So sollte ein Archiv nicht mehr aussehen!
  • Handelsgesetzbuch (HGB): §§ 238, 239, 257
  • Abgabenordnung (AO): §§ 140 bis 148
  • Umsatzsteuergesetz (UStG): § 14
  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Haben Sie in Ihrem Unternehmen schon eine automatisierte E-Mail-Archivierung und erfüllen Sie die rechtlichen Vorgaben?

E-Mail-Archivierung ist nicht teuer, keine E-Mail-Archivierung kann teuer werden!

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