Serviceabwicklung in BüroWARE RENT

Kundenbindung enorm wichtig

Geräte- und Maschinen in einem funktionsfähigen Zustand zu erhalten, stellt für Firmen in der Baumaschinenbranche einer der wichtigsten Aufgaben dar, um Kundenzufriedenheit und damit langfristige Kundenbindung herzustellen. Deshalb ist die Verwaltung von Reparaturen in dem ERP-System von großer Bedeutung für Baumaschinenvermieter. Aufgrund dieser Verzahnung der Geschäftsbereiche wurde die Serviceabwicklung in BüroWARE RENT voll integriert abgebildet.

Extra Belegbaum für den Service

Durch den klassischen Belegablauf Service-Eingang, Kostenvoranschlag, Service-Auftrag, Service-Lieferschein und Service-Rechnung werden die Service-Vorgänge belegtechnisch verwaltet. Dieser Servicebelegablauf wurde als extra Belegbaum unterhalb der Beleggruppen für den Handel und die Miete integriert.

Belegbaum Service
Belegbaum Service

Die Erfassung eines Reparaturauftrags unterscheidet sich von der normalen BüroWARE-Belegerfassung im Wesentlichen dadurch, dass immer ein Gerät ausgewählt werden muss, für das eine Reparatur durchgeführt werden soll. Durch diesen Gerätebezug baut sich automatisch eine Servicehistorie für jedes Gerät auf. Dadurch erhalten die Mitarbeiter wichtige Informationen über den Lebenslauf des Gerätes. Außerdem bilden die angefallenen Monteurstunden und die verbauten Ersatzteile einen wichtigen Baustein für die Funktion Gerätebewertung (Service = Kosten des Gerätes). Da es in der Praxis Service-Vorgänge gibt, die an Endkunden berechenbar sind, andere aber interne Kosten darstellen wurde eine entsprechende Beleggruppe Interne Servicerechnung eingeführt.

Verwaltung von Kunden- und eigenen Geräten möglich

Generell können sowohl Kundengeräte (= Fremdgeräte) als auch eigene Geräte mit dem Servicemodul verwaltet werden. Die Prüfung auf fällige Servicetermine (Wartungen, TÜV etc..) ist für alle Geräte durch den speziellen Dialog Wartungstermine möglich. Weitergehende Aktionen wie die Erstellung von Kundenanschreiben oder Reparaturaufträgen sind direkt aus dieser Oberfläche möglich. Durch Verwendung von Wartungsartikeln in Reparaturrechnungen können hinterlegte Service-Intervalle automatisch neue Fälligkeitstermine ermitteln und in die Stammdaten des Gerätes zurück schreiben.

Stammdatenpflege ist das A und O

Das optimale Arbeiten mit dem Servicemodul erfordert eine gute Pflege der Stammdaten. Diese umfassen neben den erwähnten Serviceterminen auch generelle Stammdaten wie
Seriennummer, Hersteller, technische Daten (Technikinfo), Bilder etc… Diese werden zentral pro Gerät auf einer Maske „Service“ gespeichert.

Servicemaske Geräteartikelstamm
Servicemaske Geräteartikelstamm

Für die Unterstützung des Ersatzteilwesens können Funktionen wie der Katalogartikelstamm (Nutzung von zuvor importierten Hersteller-Artikeln), der Bestellung aus Kundenauftrag oder der WE-Übernahme (Übernahme von
eingegangen Kommissions-Ersatzteilen in die Kundenrechnung) genutzt werden. Für mehrere Hersteller existieren Importschnittstellen für den Artikeldatenimport
(Katalogartikelstamm, MS Interface). Diverse Statistiken erlauben die genauere Analyse des Servicegeschäftes. Hier stehen sowohl Listenauswertungen als auch das BüroWARE-Statistiksystem MIS als Sofortansicht zur Verfügung, das speziell für den Bereich Service von uns angepasst wurde.

Fazit

Das Thema Service ist in der Baumaschinenbranche unmittelbar mit den Geschäftsbereichen Vermietung aber auch dem Verkauf verbunden, denn immer wenn es um den Einsatz oder den Verkauf von technisch anspruchsvollen Geräten geht, stellt sich die Frage nach deren Wartung, deren Reparatur oder Überprüfung vor Auslieferung als Neu- oder Gebrauchtgerät. Sollten Sie das Service-Modul in BüroWARE RENT noch nicht oder nur teilweise nutzen, sprechen Sie uns an. Der Service ebnet Ihnen den Weg zu mehr Kundenzufriedenheit und sichert langfristige Kundenbindungen.

Wie sind Ihren Erfahrungen mit der Verwaltung von reparaturbedürftigen Baumschinen? Lassen Sie uns es wissen.

 

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