ZUGFeRD – Was ist das eigentlich und betrifft mich das auch?
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein einheitliches Rechnungsformat, das in der Wirtschaft ebenso eingesetzt werden kann wie in der öffentlichen Verwaltung, in großen Unternehmen genauso wie in kleinen. Es ist nicht nur EU-weit, sondern auch international kompatibel und für jeden frei zugänglich. ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt, erfreut sich also breiter Unterstützung.
Technisch gesehen ist ZUGFeRD ein sogenanntes Hybridformat, denn es besteht aus 2 inhaltlich identischen Bestandteilen: einem PDF und einer eingebetteten XML-Datei. Das PDF ist die vom Menschen lesbare, visuelle Darstellung der Rechnung.
Die XML-Datei ist der Teil der Rechnung, der strukturierte Daten enthält, somit maschinenlesbar ist und automatisch weiterverarbeitet werden kann.
Zeitplan für die Umsetzung von ZUGFeRD
Der Zeitplan für die Umsetzung ist eng gesteckt:
- Die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung, die im E-Government-Gesetz des Bundes gelistet sind, treten ab dem 27. November 2018 für Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft.
- Für alle übrigen Behörden gilt die Neuregelung ab dem 27. November 2019.
Öffentliche Auftraggeber sind nun in der Pflicht, sich entsprechend vorzubereiten, damit sie den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen fristgerecht garantieren können.
Betrifft mich das auch?
Aus Gründen der Sachnähe sind laut Gesetzesentwurf auch die „auf Landes- und Kommunalebene angesiedelten Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber“ eingeschlossen. Das sind zum Beispiel privatisierte Einrichtungen der Energieversorger, des öffentlichen Personennahverkehrs sowie der sonstigen Daseinsvorsorge. Darunter fallen beispielsweise Unternehmen, die Gas und Wasser, Elektrizität und Wärme bereitstellen oder Verkehrsleistungen erbringen. Diese Definition jedoch ist schwierig. Jedes Unternehmen sollte im Einzellfall prüfen, ob eine Zugehörigkeit vorliegt.
Umsetzung mit gotomaxx PDFMailer v6
- XML-Daten im ZUGFeRD-Format erzeugen
- Aus Ihrer Geschäftssoftware per Druckbefehl
- Sichere Weitergabe per Webportal
- PDF/A-Dateien inklusive
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